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電子メールはコミュニケーションツール

　社員全員が電子メールを使いこなせるようにすること。これが、IT武装化への第一歩です。取引先やお客様とやり取りを電子メールにします。もちろん、社員同士でも電子メールによるコミュニケーションを積極的におこなわせます。これは社長以下の経営層や部長クラスも例外ではありません。パートやアルバイトを含めた「全社員」が電子メールを使いこなせるようになれば、IT武装の基礎が出来上がります。

　この電子メール。業務連絡や、お客様とのやり取りをおこなっていくと、FAXや電話、郵便何かよりもとても便利な物であることに気づいてくると思います。キーボードに慣れないうちはなかなか自分からメールは出せませんが、相手がメールで送ってきている以上、こちらもメールで送らざるを得ないので、かなり強制力を持ったツールとなります。そして、電子メールを使い始めて三ヶ月もすると、キーボードにもだいぶ慣れてきて、電子メールは手放せないツールとなっているはずです。

　特に社長自らが中間管理職や部下にメールを送り、「例の件メールで送っといたから」と言えば、中間管理職はいやでもメールを見ないわけにはいかず、結果的に社内のメール活用は進むようになります。改革はトップダウン形式でおこなう方が、効果が高くなります。

　このように、電子メールによりキーボードに対する不安感を取り除いてあげると、他のソフトの利用も怖くなくなってきます。インターネットから情報を仕入れることが出来るようになります。資料をWordで作成することが出来るようになります。Excelで統計を出しグラフを書くようになります。PowerPointでプレゼンテーションをおこなうようになります。・・・・etc.

　電子メールは、一番身近で簡単なIT武装化ですが、社員同士のコミュニケーションツールとしては勿論、問い合わせに対する返信や、顧客へのダイレクトメール、受注や発注など、業務でも一番多く用いるツールであり、重要なツールです。今まで電話やFAXでおこなっていたコミュニケーションを、電子メールで社員全員が使えるようになるだけでも、業務・生産性の効率が上がると思います。

＞＞目標は顧客獲得と市場開拓

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